Nous tentons tous aujourd’hui, d’adopter des pratiques plus respectueuses de l’environnement. Un domaine dans lequel les entreprises peuvent faire une différence significative est la transition du papier vers le numérique. Bien sûr, cela demande des efforts, mais les avantages en valent largement la peine. Au bureau, par exemple, on peut rapidement constater une augmentation de l’efficacité opérationnelle. 

Nous le savons. En réduisant notre consommation de papier, nous préservons les forêts. Moins d’arbres abattus favorise la conservation de la biodiversité et réduit les émissions de carbone. 

Mais au-delà, des considérations environnementales, les entreprises bénéficient grandement de la transition vers le numérique : 

• Économie : l’achat, l’impression et la gestion des documents. 

• Efficacité : Les mises à jour sont plus rapides. Il est plus facile de rechercher et de consulter les documents numériques. 
• Conservation : le stockage est simple et moins susceptible de se détériorer ou de se perdre. 
• Sécurité : Les informations sensibles sont beaucoup mieux protégées. 
• Accessibilité : Il est pratique de pouvoir consulter les documents à distance. 
• Etc. 

Voici les étapes pour parvenir à un bureau sans papier : 

1. Identifiez les plus grandes sources de consommation de papier dans votre entreprise. Lesquelles vous permettraient de réaliser de plus grandes économies ? 
2. Procédez méthodiquement. Numérisez un type de document à la fois. 
3. Consultez vos employés. Avec eux, repensez vos méthodes de travail. Expliquez-leur votre objectif. Familiarisez-les avec le nouveau logiciel que vous souhaitez utiliser. 
4. Commencez par établir des flux de travail numériques basés sur l’évaluation de vos processus. Incluez tour à tour, des dossiers tels que l’intégration des employés, les demandes de vacances, la paie, les horaires de travail, les rapports, etc. 
5. Adoptez l’utilisation de signatures électroniques. Cela élimine le besoin d’imprimer, de signer et de numériser des documents physiques. Les signatures électroniques constituent un moyen sûr et efficace d’obtenir des approbations. 
6. En encourageant l’utilisation d’outils de collaboration numérique et de plateformes de gestion de projet, vous favorisez le travail d’équipe, créez un environnement de travail positif et facilitez le partage efficace d’informations. Cela réduit la dépendance aux documents physiques. 

Vous voulez des exemples de processus qui peuvent être entièrement automatisés ? 

- Évaluation de performance 

- Suivi du temps et des présences 

- Demandes de vacances et congés 

- Rapports 

- Paramètres d'administration 

- Gestion de la conformité et des politiques 

Solutions d’affaires MPEX peut vous aider considérablement dans ce processus, en tout ce qui concerne la paie, la gestion du temps et présences, la gestion des horaires et la gestion des ressources humaines. Demandez-nous de vous montrer comment passer à un environnement sans papier … ou presque ! 

Prenons-soin de notre planète. Ensemble, contribuons à bâtir un monde respectueux de notre environnement.