La gestion des effectifs est un processus d’analyse qui permet d’assurer la distribution optimale des ressources de travail et permet d'optimiser les performances des employés et les compétences de l'organisation. Ce processus se déroule en quelques étapes qui seront détaillées dans cet article (HRNIH).

La direction stratégique se réfère à comprendre les principaux objectifs de votre organisation. Il est important de comprendre la direction dans laquelle votre organisation s'aligne pour être capable d’organiser les effectifs de manière optimale. 

Voici quelques éléments dont il faut tenir compte :

• Quels sont les points forts et les défis de votre organisation ?
• Quelle est votre stratégie organisationnelle à court et à long terme ?
• Dans quelle mesure votre organisation est-elle bien positionnée pour survivre aux changements dans le budget, la demande, ou autres facteurs?  

Lorsque la direction stratégique de votre organisation est définie, il est temps de passer à la prévision de l'achalandage : 

L’analyse de l’offre

La prévision est la base du cycle de gestion des effectifs. L’analyse de l’offre se réfère à comprendre la disponibilité de la main-d'œuvre actuelle et la façon dont elle devrait évoluer au fil du temps. Ceci doit aussi tenir compte des événements périodiques, comme les jours fériés ou les vacances scolaires, et d'autres événements récurrents qui affectent la disponibilité de vos employés (Teleopti, 2019).

Voici quelques éléments dont il faut tenir compte :

• Quels sont les facteurs qui influencent la charge de travail de mon organisation ?
• Y-at-il des périodes de l’année généralement plus occupées que d'autres ? 
• Combien de collaborateurs sont nécessaires pour fournir chaque service ?

L’analyse de la demande 

Effectuer une analyse de la demande implique de comprendre les besoins actuels et futurs de votre organisation.  

Voici quelques éléments dont il faut tenir compte :

• Dans quelle mesure la main-d'œuvre actuelle s'aligne-t-elle sur votre stratégie d'entreprise ?
• Quels sont les postes difficiles à combler avec des candidats de qualité ?
• Quelles nouvelles méthodes de travail ou quel nouveau mélange de compétences facilitent le recrutement ?

L’analyse des écarts

Cette phase consiste à comprendre les écarts entre l'offre et la demande de main-d'œuvre et à définir les écarts ayant le plus grand impact sur les rendements de votre organisation. 

Voici quelques éléments dont il faut tenir compte :

• Quelles sont les lacunes en matière de diversité au sein du personnel ?
• Comment la rotation du personnel  affecte-t-elle la distribution globale des employés ?
• Quelles sont les lacunes en matière de compétences ou d'aptitudes au sein de mon organisation ?

Afin de  permettre à votre entreprise d’atteindre ses objectifs stratégiques, suite à l’identification des lacunes, il faut apporter des actions correctives en adéquation avec ces dernières. 

L'implémentation des solutions 

Maintenant que la stratégie et les besoins de votre organisation ont été établis, c’est à vous maintenant d’analyser les données et d’implémenter les décisions prises. C’est-à-dire, qu’il est temps de produire les horaires des  effectifs, en tenant compte des nouvelles connaissances que vous avez accumulées. 

 Voici quelques éléments dont il faut tenir compte :

• Comment puis-je aligner la planification des effectifs sur la stratégie et l'orientation générales de mon organisation ? 
• Quels sont les besoins les plus importants de mon organisation en matière de planification des effectifs ?
• Est-ce que je dispose de toutes les données sur mes employés ? Ces données sont-elles à jour ? 

Le processus de suivi 

Finalement, il est important de surveiller régulièrement la performance des solutions de planification des effectifs que vous avez mis en place et leur impact sur les lacunes à combler. Comme votre organisation et ses besoins évoluent au fil du temps, les stratégies doivent être mises à jour et révisées en conséquence.

En d’autres mots, la planification des effectifs s’agit d’un cycle en constante évolution, ou  d'un processus continu qui évolue en fonction de la croissance de votre organisation et de ses expériences passées.