Un système de gestion des effectifs est un outil complet qui vise à automatiser, réguler et centraliser le processus de gestion des effectifs. Les horaires, le temps, les présences, la gestion des demandes des employés et la gestion des absences représentent différents aspects de la gestion des effectifs.

Coûts et réduction des risques

Il va sans dire que la gestion d'une main-d'œuvre sans système dédié serait une tâche très complexe qui absorberait beaucoup de ressources. 

Ces fonctions, lorsqu'elles sont mises en œuvre ensemble, produisent un impact positif sur les coûts de main-d'œuvre.

Les économies de coûts proviennent de l'optimisation des horaires, de l'amélioration de la paie et de la facturation, de l’élimination du «buddy punching» ou poinçonnage par un collègue, la diminution des heures supplémentaires et des congés.

En outre, un logiciel de gestion de la main-d'œuvre contribue à réduire les risques de non-conformité associés aux conventions collectives et au nombre sans cesse croissant de règlements gouvernementaux qui ont une incidence sur le travail et l'emploi. 

5 impératifs

Voici un aperçu de ce qu'est réellement une solution de gestion des effectifs.

• La gestion de la main-d'œuvre englobe un certain nombre d'outils, de pratiques, de processus et de procédures. C'est un moyen d'augmenter l'efficacité et la productivité dans l'ensemble d'une organisation. 

• Elle concerne d’abord la capture et le contrôle des heures de travail des employés. Cette fonction génère un impact direct sur les coûts de la main-d’œuvre et est la principale source d’information nécessaire aux calculs de la paie brute.

• Elle augmente la productivité et l'efficacité des gestionnaires puisque que les opérations sont automatisées. Ceux-ci accomplissent davantage de travail en moins de temps. La production de la paie ou le calcul des feuilles de temps sont deux bons exemples. L’on pourrait ajouter la création des horaires et la production de rapports.

• Elle intègre un système d’information des ressources humaines qui gère le dossier employé et les différentes informations reliées au recrutement, à la rétention des talents, la formation continue des employés, l’évaluation des performances, les communications et la mobilisation et autres sujets propres au département des ressources humaines.

• La préparation et la production de la paie et des avantages sociaux font partie intégrante d’une solution de gestion de la main-d’oeuvre. Les processus d’exécution sont rationalisés et limitent le nombre d'erreurs.

Efficacité, productivité et réduction des coûts

Comme vous pouvez le voir, la gestion de la main-d'œuvre englobe divers aspects des ressources humaines et de la paie. Il s'agit davantage du déploiement de processus et d’outils technologiques qui rassemblent les meilleures pratiques en matière de gestion du personnel.

Un logiciel de gestion de la main-d’œuvre consolidera les faiblesses de vos opérations et favorisera l’atteinte de vos objectifs. En résumé, productivité, efficacité et réduction des coûts de main-d’œuvre représentent la contribution majeure de ce type de système.