Depuis des décennies, les systèmes de gestion du temps et des présences ont grandement évolué. En fait, il est possible de dire qu’ils ont maintenant atteint une maturité telle qu’ils constituent aujourd’hui des outils incontournables dans la gestion et l’organisation des entreprises et des institutions.
Dans cette ère numérique où les entreprises ont intégré la technologie, les registres papier ont cédé la place aux solutions informatisées. Imaginer qu’on puisse encore aujourd’hui effectuer manuellement le suivi et la régulation du temps de travail des employés est tout simplement impensable.
En se dotant d’un système de gestion des effectifs, l’entreprise a l’assurance que l’enregistrement des heures d’arrivée, de départ, des pauses, et des absences alimentera fidèlement et précisément la planification des ressources humaines et de la paie … tout en respectant à la lettre les règles légales en matière de travail, d’impôts, etc.
Malheureusement, il reste encore des mythes sur les systèmes de gestion du temps et des présences. Trop d’entrepreneurs n’en voient pas toujours les avantages.
Nous vous avons donc préparé ici une liste de sept (7) idées fausses sur les systèmes de gestion des effectifs. En vérité, ce sont sept (7) mythes qui n’ont plus leur place en 2023.
- PREND TROP DE TEMPS POUR FAIRE LES CHOSES SIMPLES.
Si on ne regarde que le court terme, il est clair qu’inscrire que Paul travaillera de 9 à 5 cette semaine est une tâche simple. Mais c’est bien mal connaître les systèmes de gestion et tout ce qu’ils peuvent faire à long terme.
Car le système automatise les tâches répétitives. Il centralise aussi toutes les données relatives aux horaires, à la compilation des heures de travail, aux congés et aux heures travaillées. Il y a donc moins de temps perdu à ajuster et à faire des modifications de dernière minute.
De plus, en conservant toutes ces données, il vous donne accès à des rapports comprenant de précieuses informations concernant la productivité. Vous pouvez alors prendre des décisions éclairées favorisant l’efficacité globale des opérations.
- SE CONTENTE DE CRÉER DES HORAIRES, ET C'EST TOUT.
Il est vrai qu’à la base, il s’agit de créer des horaires. Mais en vérité, ce n’est pas tout.
Car les nombreuses fonctionnalités des systèmes de gestion du temps et des ressources humaines peuvent aussi réduire les coûts liés aux heures supplémentaires non nécessaires, aux erreurs de paie et aux pénalités liées au non-respect des règlementations en matière de temps de travail.
Ces systèmes fournissent aussi des outils d'analyse et de rapports avancés, permettant aux gestionnaires de suivre les performances et d'identifier les problèmes potentiels.
Ajoutons que les systèmes tiennent également compte des compétences, des disponibilités et des préférences des employés. Ainsi, un meilleur contrôle sur les horaires et les congés contribue à améliorer leur satisfaction : la conciliation famille-travail est facilitée.
- LES FEUILLES DE CALCUL FONT DÉJÀ LE TRAVAIL CORRECTEMENT.
Au fur et à mesure que l'entreprise se développe, les feuilles de calcul deviennent de moins en moins pratiques et plus complexes à gérer. Les systèmes de gestion du temps sont évolutifs et s’adaptent aux besoins croissants de l’entreprise.
Aussi, le fait qu’on puisse les intégrer aux logiciels des ressources humaines et de paie, les systèmes de gestion du temps annulent la nécessité des doubles saisies de données. Cela réduit alors considérablement les erreurs et les problèmes de cohérence.
Sans oublier que les systèmes offrent une meilleure visibilité sur les horaires, les absences et les congés. Les employés peuvent alors plus facilement consulter leur emploi du temps, demander des congés et suivre leurs heures travaillées, ce qui favorise la transparence et la communication au sein de l'entreprise.
- IL FAUT ÊTRE UN EXPERT POUR LES UTILISER.
Les systèmes modernes de gestion du temps sont aujourd’hui conçus avec une interface conviviale et intuitive : ils sont conçus pour être faciles à utiliser.
De plus, les fournisseurs offrent une formation initiale complète à tous les utilisateurs. Bien que certaines plateformes puissent offrir des fonctionnalités avancées, la majorité des utilisateurs n'ont pas besoin de compétences techniques avancées pour les utiliser. Les fonctionnalités de base sont simples à comprendre et à utiliser.
Ajoutons que l’utilisateur qui rencontre des difficultés ou des questions peut toujours faire un appel de service. Il y a toujours des techniciens disponibles.
- DIFFICILE. PREND BEAUCOUP DE TEMPS À METTRE EN ŒUVRE.
L’une des beautés des systèmes de gestion du temps est qu’ils peuvent être configurés en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise. Du fait qu’ils soient adaptés à vos processus et à vos exigences, il devient plus facile pour tout le monde de l’utiliser.
Les informations que nous demandons aux nouveaux clients permettent à nos chargés de projet de configurer leur système de telle sorte qu’il reflète bien la réalité de leur milieu. Chez MPEX, nous appelons ce processus : Le clé en main.
Le fait que les systèmes modernes soient basés sur le cloud, il n’y a pas nécessité d’installer de logiciels complexes sur chaque poste de travail. Il n’y a donc jamais de problèmes de compatibilité.
De plus, il est possible d’importer vos données actuelles et de les intégrer à votre nouveau système de gestion.
Ajoutons finalement que les systèmes de gestion du temps peuvent être mis en place de façon progressive. Ainsi les gestionnaires et les employés peuvent peu à peu apprivoiser la nouveauté.
- RÉSERVÉ AUX GRANDES ENTREPRISES UNIQUEMENT
Tant et aussi longtemps que les systèmes de gestion du temps ne seront vus que comme un logiciel ne servant qu’à créer des horaires de travail, la petite entreprise aura l’impression qu’elle n’en a pas besoin. Et pourtant, un tel système permet tellement plus :
Adapté aux besoins et au budget de la petite entreprise, les systèmes de gestion du temps évoluent avec l’entreprise. Ils visent une meilleure efficacité organisationnelle. En automatisant les processus, en optimisant les horaires et en évitant les erreurs manuelles, les petites entreprises peuvent économiser du temps et des ressources précieuses.
Les systèmes aident à garantir que l’entreprise est en conformité avec les lois qui règlementent le temps de travail, les congés payés, etc. Ils permettent d’éviter les pénalités coûteuses.
Grâce à la clarté, la transparence et le calcul précis des horaires de travail, des congés et des heures payées, le système de gestion du temps offre une meilleure conciliation entre la vie professionnelle et la vie privée. Il augmente la satisfaction des employés, ce qui constitue un avantage compétitif important.
- DÉPENSE / PAS DE RETOUR SUR INVESTISSEMENT
Le retour sur l’investissement est obtenu de 3 façons :
L’amélioration de l’efficacité : une meilleure gestion des ressources humaines entraîne une utilisation plus efficace des effectifs. Il assure donc des économies à long terme.
La réduction des erreurs cachés : une mauvaise gestion du temps, tels que les heures supplémentaires non nécessaires, les pénalités pour non-conformité légale et les erreurs de paie. En évitant ces problèmes, le système aide à maintenir les coûts sous contrôle.
L’analyse approfondie : les systèmes de gestion du temps offrent des outils d'analyse avancés qui fournissent des informations précieuses sur la productivité, l'utilisation des ressources et les tendances. Ces analyses permettent aux gestionnaires de prendre des décisions éclairées pour améliorer l'efficacité opérationnelle.
En conclusion, Un système de gestion du temps est un outil indispensable dans la gestion moderne des entreprises et des institutions.
Les 7 mythes exprimés plus haut sont de fausses idées qui n’ont plus leur raison d’être en 2023.
En vérité, les systèmes de gestion des effectifs automatisent les processus répétitifs, ce qui permet de gagner du temps à long terme et de faciliter la planification des ressources humaines. Ils améliorent la productivité, évitent les pénalités, favorisent la satisfaction des employés et renforcent la compétitivité de l’entreprise sur le marché.
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