6 raisons d’éviter une gestion du temps manuelle

Dans cet épisode sur l’univers de la gestion du temps et des présences, nous examinons les avantages et économies que procure une solution correctement configurée basée dans les nuages.

Vous serez probablement surpris de constater à quel point l’absence d’une solution automatisée de gestion de temps et des présences peut affecter négativement votre productivité, vous faire générer des sommes payées en trop aux employés, en plus de vous distraire de vos autres activités importantes alors que vous gérez manuellement les données de votre personnel.

VOICI DES FAITS CONCRETS ET IRRÉFUTABLES

FAIT 1

La statistique la plus fréquemment soulevée dans la gestion du temps et des présences dans le calcul du retour sur investissement (RSI) est le taux d’erreur qui se produit lorsque les présences sont comptabilisées à l’aide de cartes inscrites sur du papier.

L’American Payroll Association (APA) et d’autres études évaluent le niveau d’erreur moyen entre 0.5% à 2.0% de la masse salariale. Par exemple, dans une petite compagnie ayant un service de paie de 5 millions de dollars, un système automatisé peut réduire l’impact de problème. En diminuant le niveau d’erreur de 0.5%, l’automatisation génère immédiatement une économie de coûts qui peut faire sauver à l’entreprise jusqu’à $50,000!

FAIT 2

Il est important d’éliminer les erreurs produites lors de l’entrée manuelle de données dans les systèmes de punch automatisés. Même les meilleures dactylos ont un ratio de 1 erreur par 300 frappes.

FAIT 3

Des études ont démontrées que la gestion manuelle des cartes de présence effectuée par les superviseurs et le personnel des RH prend en moyenne 7 minutes par carte pour chaque cycle de paie. L’automatisation de cette tâche réduira le temps requis à 1 MINUTE!

FAIT 4

En l’absence d’un système électronique du temps et des présences, l’APA estime qu’en moyenne le vol d’heures travaillées hebdomadairement (long dîner, retard…) est de 49 minutes par employé.

FAIT 5

Selon des experts de l’industrie et du American Payroll Association¹, automatiser la gestion du temps et des présences sauve annuellement à chaque entreprise 1 000.00$ par employé.

Ces économies sont les résultantes de la réduction des coûts du service de la paie, la réduction des erreurs humaines commises lors des entrées de temps travaillé, l’élimination des demandes de temps supplémentaires non autorisées et la réduction du temps lors de l’analyse des demandes d’information des employés.

¹From “Trends in Time and Attendance” presented at the 22nd Annual Congress of the American Payroll Association, Apr. 27, 2004

FAIT 6

Les entreprises subissent en moyenne un taux d’erreur de 1.2 pourcent par chaque cycle de paie.

CONCLUSION

Des chiffres incroyables, n’est-ce pas? Mais grâce à cette nouvelle technologie offerte notamment par Solutions d'affaires MPEX, vos maux de tête sont maintenant choses du passé. Voici ce que vous obtenez avec les solutions MPEX combinées à notre au système de biométrie :

•  Aucun coût relié aux cartes de poinçons présence
•  Aucun coût de maintenance du système de poinçons carte de présence 
• Réduction des corrections dans le processus de la gestion de la paie  
• Meilleur contrôle des coûts sur le temps travaillé
• Réduction significative du ratio d’erreur sur la gestion de la paie
• Meilleure définition évaluation des coûts de main-d’œuvre
• Meilleur contrôle des coûts de main-d’œuvre en temps réel
• Réduction des demandes non autorisées pour quitter le travail
• Réduction des frais l’inflation sur reliés à la gestion de la paie
• Plus grande précision des Heures travaillées réelles précises
• Réduction significative en temps du processus de la gestion de la paie.

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