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06 August 2020

Comment minimiser les pertes de temps tout en optimisant l'efficacité de vos ressources humaines

Dans le monde entrepreneurial moderne, selon la recherche de Salary.com, plus de 85% des employés perdent du temps au travail à travers leurs tâches quotidiennes. De plus, si nous entrons dans les détails du sujet, nous voyons qu'objectivement, plus de 30% des employés perdent une demi heure de la compagnie pour laquelle ils travaillent. Le top 10% des employés perdent en moyenne trois heures ou plus chaque jour. En somme, cela a un impact direct et douloureux, en ce qui concerne le  budget et l'efficience de la compagnie (plus de 15 heures par semaines de productivité perdue).

Le budget d'une entreprise représente ses investissements continus ainsi que ses investissements dans son infrastructure, ses équipements, et bien évidemment, ses employés. À cause de processus défaillants ou possiblement intentionnellement, les employés diminuent parfois la valeur du temps qu'ils donnent à l'entreprise pour laquelle ils travaillent. Cette manière de faire réduit grandement la valeur des investissements en matière de ressource humaine.

Dans un contexte d'entreprise, le temps est une ressource très précieuse et toutes les équipes de gestions peuvent facilement affirmer que celui-ci devrait continuellement être optimisé.

Établir les opérations des tâches journalières permettra à une entreprise d'être plus efficiente ce qui la poussera vers une croissance continue.

Pour se faire, il faut rester attentif aux obstacles qui se présentent à travers la gestion de temps et des présences de ses employés. Dans cet article, il sera question d'observer et de comprendre trois grands éléments qui sont nocifs à la performativité de l'entreprise. 

 

1)      Vol de temps et crédibilité ternie

Pourquoi un employé qui se présente en retard et qui quitte le bureau plus tôt devrait être payé le même salaire que l'employé qui respecte l'horaire?

De nos jours, la crédibilité des employés, en ce qui concerne leurs horaires, est malheureusement une sérieuse menace.

En effet, le poinçonnage d'un collègue pour un autre, également appelé Buddy punching, est une pratique récurrente. Si elle est effectuée régulièrement, elle peut coûter très cher à une entreprise.

Ainsi, implémenter un processus ou une technologie qui diminue le risque de vol de temps ne protège pas seulement la firme de la malhonnêteté de ses employés, mais lui épargne également de l'argent.

Selon l'Association Américaine de la Paie, un minimum de 15% des participants, au sein d'une étude de 1000 employés, ont admis avoir déjà poinçonné pour un collègue. Cette étude estime que le Buddy punching affecte environ 75% des entreprises. De plus, les employés admettent voler en moyenne jusqu'à 4.5 heures sur une base hebdomadaire.

Si nous mettons ces données en application dans un calendrier de 52 semaines, si une compagnie a 100 employés et que leur salaire minimum est de 15$ par heure, cette compagnie perd un minimum de 350 000$ par année à cause du Buddy punching.

Alors, voici la grande question: comment faire pour que cela arrête?

Un bon départ serait d'avoir un poinçon personnalisé pour les entrées et les sorties de chaque employé. C'est-à-dire, un poinçon qui ne permet pas de Buddy punching et qui est personnel à chacun de vos employés. Plus les accès de vos employés sont personnalisés, plus vous avez de chances que vos employés suivent leurs horaires de travail respectifs.

Il existe plusieurs types de poinçons que vous pourriez utiliser. Par exemple, il pourrait s'agir de poinçons à technologie biométrique. L'implantation de ces derniers peut ajouter de manière substantielle à l'individualisation du poinçon des entrées et des sorties des employés.

La reconnaissance FaceTime est l'exemple par excellence de technologie biométrique, parmi plusieurs autres outils biométriques qui sont plus amplement discutés dans l'article suivant:

Peu importe si cette technologie est adoptée sous forme de numérisation des empreintes digitales, de reconnaissance faciale ou de reconnaissance de l'iris, ces systèmes sont très précis et immunisés contre de nombreuses erreurs.

De ce fait, identifier les comportements caractéristiques est au coeur de la différentiation des poinçons par personnes, ce qui prévient la disfonction du système. Voilà comment un système d'horloge biométrique peut significativement aider à éliminer des problèmes, tel que le Buddy punching, stabilisant  ainsi votre système de paie.

 

2)        Temps perdu dans le traitement de la paie

Dans la gestion administrative et les tâches associées au temps et à la présence, un des problèmes majeusr est, encore une fois, la perte de temps.

Comme le savent bien les dirigeants d'entreprises et les gestionnaires d'équipes, il y a plusieurs éléments à prendre en considération en ce qui concerne la gestion du temps des employés et de leur présence.

Performer ces tâches manuellement ou avec un logiciel qui n'est pas assez efficient pour gérer toutes ces responsabilités au fur et à mesure résulterait également à une perte de temps significative.

En gestion, il est crucial d'établir ce qui doit être fait afin de voir des améliorations, et ce, de manière immédiate. Thomas DeLadurantey, directeur des opérations pour la compagnie de déménagement You Move Me affirme que:  « Changer de la feuille de papier à une méthode de suivi de temps en ligne m'a sauvé quatre heures par semaine ». Ces quatre heures par semaine s'additionnent rapidement sur une base quotidienne, hebdomadaire ou même annuelle. 

De plus, en prenant la paie comme exemple, son processus est l'un des plus importants au sein d'une entreprise. Les tâches qui s'y rattachent sont multiples et peuvent être complexes si elles ne sont pas bien organisées.

Puisque les compagnies continuent de changer de manière organique (leurs employées changent, elles adoptent de nouvelles méthodes, etc.), ces changements ont des impacts directs sur l'entreprise, et ce, dans ces procédures ainsi plusieurs autres niveaux. Il devient donc essentiel d'être en mesure d'implémenter de bonnes bases ainsi qu'être apte à gérer le changement, quelle que soit sa nature.

Pour prévenir des problèmes liés à la paie, centralisez et divisez l'information par employé tout en conservant les éléments clé associés au temps et à la présence. De cette manière, vous serez en mesure de dresser une liste des profils d'employés complète (détails sur leur horaire, leur paie à leurs heures et plus encore).

Somme toute, la meilleure manière de faire diminuer la perte de temps est de s'assurer que vous utilisez une solution qui se concentre sur plusieurs facettes liées aux ressources de l'entreprise.

Ainsi, mieux vaut faire une croix sur la saisie manuelle et de miser sur un outil qui a des fonctionnalités liées à l'optimisation du temps et de la présence, mais aussi aux ressources humaines et à la paie.

 

3)       Courir le risque de l'erreur humaine

Utiliser un système manuel pour la gestion de temps des employés et leur présence ou un système qui opère de manière non-optimale va forcer le département des ressources humaines à dépenser plus de temps à organiser l'information et la catégoriser, et ce, avec le risque continu qu'une erreur humaine soit commise.

De plus, rassembler des piles de papier et faire correspondre chaque feuille de temps à un employé est une étape assez délicate, sans compter les autres obstacles tels que les écritures illisibles ou une donnée entrée à plusieurs reprises.

D'un point de vu statistique, selon l'Association Américaine de la Paie, il a été estimé qu'approximativement 10% de la masse salariale annuelle brute constitue des erreurs de calcul. À long terme, cela peut être sévèrement coûteux et préjudiciable à l'entreprise.

Avec la saisie manuelle et les solutions non-optimales, les chances de faire des erreurs deviennent bien plus importantes. La gestion des risques devient donc un élément important afin d'éviter ces erreurs.

Par exemple, d'un point de vue minimaliste, disons que 1% du personnel fait des erreurs évitables. Si la moyenne des employés est payée 15$ de l'heure pour 40 heures par semaine et que la compagnie comprend 100 employés, le tout s'additionne et créer une perte monétaire et de temps qui équivaut à plus ou moins 6 000$, et ce, de manière hebdomadaire.

Bien qu'un employé n'a pas l'intention de présenter de manière inexacte leurs heures, ces derniers vont peut-être se tromper, écrire en caractères illisibles ou commettre des erreurs d'inattention. .

Il est clair que pour gérer correctement le temps et les présences au sein de la compagnie, une solution logicielle qui traite les données de manière efficiente et automatisée devient pratiquement une nécessité.

La meilleure manière d'arrêter le Buddy punching, la perte interne de temps  et les erreurs humaines est d'investir dans une solution logiciel qui gère ces risques en conséquence.

Les solutions logiciels, particulièrement celles basées sur l'Intelligence artificielle, ont un avantage significatif sur les autres par la tabulation automatique de nombreux calculs de temps et de présence afin que ces derniers (tels que les heures supplémentaires, les primes, les changements de taux) soient correctement calculés, et ce, sans intervention humaine.

Finalement, le fait que ces problèmes existent ne signifie pas qu'ils doivent être acceptés - particulièrement sur à long terme. Peu importe si le temps est perdu au niveau des employés, des équipes de ressources humaines ou les équipes de gestion, une compagnie se doit d'optimiser ses procédures en investissant dans une plateforme qui l'aidera à cet effet. C'est la clé!

Une solution logicielle qui permet une communication et une organisation plus fluide, une centralisation de l'information plus claire serait une clé vers le succès ainsi qu'un grand pas vers l'avant pour n'importe quelle entreprise. C'est pourquoi, l'implantation de ces stratégies proactives assiste à la minimisation de la perte de temps tout en permettant aux compagnies d'optimiser leur efficience, de sauver de l'argent et, peut-être même, épargner quelques maux de tête en cours de route.

 

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